Los libros de actas son un importante elemento a tener en cuenta en las Juntas de Propietarios, ya que reflejan las decisiones tomadas en estas reuniones que afectan a todos los vecinos. Estos acuerdos son gestionados por el Registrador de la Propiedad de la forma en la que el reglamento dispone, conforme al artículo 19 de la Ley de Propiedad Horizontal. Desde Mutua de Propietarios, como expertos en la seguridad de las comunidades de propietarios, queremos destacar los datos más importantes sobre los libros de actas en las comunidades de vecinos:
- El libro de actas deberá diligenciarse antes de su utilización.
- La custodia del libro la realizará el secretario o administrador, el cual tendrá que “velar por el buen régimen de la casa, sus instalaciones y servicios, y hacer a estos efectos las oportunas advertencias y apercibimientos a los titulares”. Además, tendrá que preparar el plan de gastos previsibles, encargarse de la conservación y entretenimiento de la casa, ejecutar los acuerdos adoptados con respecto a obras, entre otras actividades. En caso de no contar con la figura del secretario o administrador estas funciones las realizará el Presidente de la comunidad de propietarios.
- En las actas de las juntas de propietarios deberá constar: la fecha y lugar de celebración; el autor de la convocatoria o propietarios que la hubiesen promovido; si tienen un carácter ordinario o extraordinario y si su celebración es en primera o segunda convocatoria; la relación de todos los asistentes y sus respectivos cargos, así como de los propietarios representados, indicando las cuotas de participación; el orden del día de la reunión; y los acuerdos adoptados.
- El cierre de las actas se realizará con las firmas del presidente y del secretario al finalizar la reunión o en los siguientes diez días naturales. Desde su cierre los acuerdos serán ejecutivos, salvo que la Ley previere lo contrario.
- El Secretario custodiará los libros de actas de la Junta Propietarios. Asimismo, deberá conservar, durante un plazo de cinco años, las convocatorias, comunicaciones, apoderamientos y demás documentos relevantes de las reuniones.
