El presente Protocolo ha sido objeto de revisión y actualización con motivo de la aprobación, el pasado mes de febrero 2023, de la nueva Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, que responde a la obligación de transponer al ordenamiento jurídico español, la Directiva 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019, relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión (conocida como “Directiva de Whistleblowing”).
Ambas normativas pretenden reforzar la cultura de cumplimiento de las entidades públicas y privadas mediante la protección de los denunciantes que informen sobre infracciones conocidas en el contexto laboral o profesional, a través de los denominados “canal denuncias”.
Las disposiciones previstas en la citada Ley 2/2023, han implicado cambios en el funcionamiento y estructura del Canal denuncias del Grupo MP, los cuales se describen a lo largo del presente Protocolo, entre los que destacamos: (i) la posibilidad de presentar consultas o denuncias tanto de forma escrita como verbal, (ii) se refuerza el respeto a la confidencialidad tanto del informante como de la persona denunciada, (iii) se designa al Comité Ético del Grupo MP como Responsable del Canal denuncias del Grupo MP, delegándose las funciones de gestión del mismo al Director de Cultura, Personas & Talento del Grupo MP (nombramientos que deberá aprobar el Consejo de Administración de MP), (iv) se deberá notificar dichos nombramientos a la “Autoridad Independiente de Protección del Informante” que resulte competente, (v) se informará debidamente sobre la existencia de canales externos para presentar consultas o denuncias, (vi) se incluye la obligación del Responsable del Canal denuncias de comunicar los supuestos constitutivos de delito penal, al Ministerio Fiscal, (vii) se garantizan los derechos de presunción de inocencia y honor de la personas denunciada y (viii) se aplicarán los plazos previstos en la norma para el acuse de recibo de las comunicaciones, la fase de investigación y la resolución de las mismas.
El objeto del presente Protocolo consiste en establecer el funcionamiento del Canal denuncias del Grupo Mutua Propietarios (en adelante Grupo MP), esto es, el sistema interno de información, consulta y/o denuncia de posibles delitos e incumplimientos normativos.
El Consejo de Administración de Mutua de Propietarios (MP) es el responsable de la implantación del Canal denuncias del Grupo MP, previa consulta con la representación legal de las personas trabajadoras.
El Canal denuncias del Grupo MP se constituye con las siguientes finalidades:
Para la elaboración del presente Protocolo se han tenido en consideración las disposiciones que se detallan a continuación:
Para conocer, analizar y resolver las comunicaciones, consultas y denuncias que puedan llegar a través del Canal denuncias del Grupo MP, el Consejo de Administración del Grupo MP constituyó el 30 de junio de 2015 el Comité de Ética del Grupo MP, el cual está integrado por los siguientes responsables:
Dicho Comité de Ética del Grupo MP es Responsable del Canal denuncias del Grupo MP (esto es, el “Responsable del Sistema” tal y como se denomina en la Ley 2/2023). Dicho Comité deberá desarrollar sus funciones de forma independiente y autónoma respecto del resto de los órganos de la entidad, no podrá recibir instrucciones de ningún tipo en su ejercicio, y deberá disponer de todos los medios personales y materiales necesarios para llevarlas a cabo.
No obstante, el Comité de Ética del Grupo MP ha delegado en el Director de Cultura, Personas y Talento del Grupo MP, las facultades de gestión del Canal denuncias del Grupo MP, de información y de tramitación de expedientes de investigación.
El nombramiento del Comité de Ética del Grupo MP como “Responsable del Canal Denuncias del Grupo” (“Responsable del Sistema”), así como la delegación de facultades de gestión del Canal denuncias del Grupo MP en favor del Director de Cultura, Personas & Talento del Grupo MP, será debidamente aprobado por el Consejo de Administración de Mutua de Propietarios (matriz del Grupo MP). Posteriormente, serán notificados a la Autoridad Independiente de Protección del Informante competente.
En el caso de que la comunicación, consulta o denuncia fuese relativa a uno de los miembros del Comité de Ética del Grupo MP, éste quedaría automáticamente apartado para la resolución de la misma.
A través del Canal denuncias del Grupo MP, los empleados/as, directivos, miembros del Consejo de Administración y colaboradores externos de cualquiera de las entidades del Grupo MP, pueden comunicar, consultar y/o denunciar sobre:
En todo caso, los empleados/as, directivos/as, consejeros/as y colaboradores externos tienen la obligación de informar al Responsable del Canal denuncias del Grupo MP, en caso de recibir información relativa a un supuesto delito o infracción del Código Ético y de Conducta del Grupo MP, cuando ésta no se hubiera presentado vía Canal denuncias del Grupo MP.
El Canal denuncias del Grupo MP se canaliza a través de:
De esta manera, la persona informante que desee enviar una comunicación, consulta o denuncia, podrá escoger entre enviarla por escrito o de forma verbal. Asimismo, a solicitud del informante, también podrá presentarse mediante una reunión presencial dentro del plazo máximo de siete días.
Las comunicaciones (ya sea de tipo informativo, consulta o denuncia) podrán ser anónimas o no, esto es, el informante podrá decidir si prefiere no revelar su identidad al realizar la comunicación, o bien, mostrarla.
No obstante, en el caso de realizar alguna consulta a través de este canal, se aconseja que el informante que la realice, se identifique, a fin de que pueda recibir una respuesta en el correo electrónico o dirección postal que éste indique. A dichos efectos, se habilita un espacio en el formulario del Canal denuncias para que el informante indique dónde se quiere recibir la respuesta a la comunicación enviada (también podrá realizar esta indicación verbalmente a través del buzón de voz).
En cualquier caso, el Canal denuncias del Grupo MP está preparado para garantizar la confidencialidad de la identidad del informante y de cualquier tercero mencionado en la comunicación, y de las actuaciones que se desarrollen en la gestión y tramitación de la misma, así como la protección de datos, impidiendo el acceso de personal no autorizado.
Se guardará copia de las comunicaciones, consultas y denuncias que se presenten verbalmente, mediante grabación de las conversaciones. Asimismo, se informará al informante del tratamiento de sus datos de acuerdo a lo que establece el RGPD y la LOPD, de conformidad con lo indicado más adelante en el presente protocolo.
A parte del Canal denuncias del Grupo MP, se informará, de forma clara y accesible, sobre la existencia de los canales externos de información ante las autoridades competentes y, en su caso, ante las instituciones, órganos u organismos de la Unión Europea.
Asimismo, toda persona física podrá informar ante la Autoridad Independiente de Protección del Informante (regulada en la Ley 3/2023), o ante las autoridades u órganos autonómicos correspondientes, de la comisión de cualesquiera acciones u omisiones incluidas en el ámbito de aplicación de la Ley 2/2023, ya sea directamente o previa comunicación a través del Canal denuncias del Grupo MP.
Se presenta un resumen gráfico del proceso:
Se accede al Canal denuncias del Grupo MP, a través de cualquiera de las páginas web de las entidades del Grupo MP. En el footer de cada web se ha habilitado la pestaña “Canal denuncias”. Al clickarla, se accede a la web del Canal denuncias del Grupo MP.
En esta web del Canal denuncias del Grupo MP, se pone disposición un formulario con determinados campos informativos que el informante puede rellenar o no (a su elección), para mandar la comunicación, consulta o denuncia por escrito. Al clickar el botón de envío del formulario, éste se envía al correo electrónico indicado anteriormente, y así queda presentada la comunicación, consulta o denuncia. Asimismo, se pone a disposición el teléfono con buzón de voz indicado anteriormente, para presentar las comunicaciones, consultas o denuncias verbalmente.
Una vez presentada una comunicación, consulta o denuncia a través del Canal denuncias del Grupo MP, el informante recibirá acuse de recibo en el plazo máximo de 7 días naturales posteriores.
El acceso al contenido del buzón del correo electrónico del Canal denuncias del Grupo MP, así como el acceso al contenido del buzón de voz, está restringido a las personas que integran el Comité de Ética del Grupo MP. Éstas serán quienes, en primera instancia, recibirán las comunicaciones, consultas o denuncias que se presenten por este canal.
El Director de Cultura, Personas & Talento del Grupo MP analizará y valorará, previamente, la naturaleza de la comunicación, consulta o denuncia recibida. Una vez realizado dicho análisis y valoración, lo elevará al Comité de Ética del Grupo MP.
En el caso de que se trate de una comunicación o consulta, el Comité de Ética del Grupo MP responderá directamente al solicitante, indicando si puede tratarse de un incumplimiento o supuesto delito, o no. Si el Comité considerase que el motivo de la consulta puede ser objeto de un incumplimiento del Código Ético y de Conducta del Grupo MP o un acto presuntamente delictivo, recomendará al solicitante que presente denuncia, comunicándole expresamente la garantía de preservación de su anonimato.
En el caso de que se trate de una denuncia, el Director de Cultura, Personas & Talento del Grupo MP analizará y valorará, previamente, la naturaleza del correo o mensaje de voz recibidos, y si procede o no su investigación, informando al Comité de Ética del Grupo MP de sus conclusiones, el cual decidirá en base a su informe si se abre o no un expediente sancionador.
En el caso que el Comité de Ética, decida que no procede abrir expediente sancionador y que la denuncia no fuere anónima, se comunicará la no apertura de expediente sancionador a la persona denunciante explicando los motivos de la improcedencia de su tramitación.
Durante la tramitación del expediente las personas afectadas por la comunicación tendrán derecho a la presunción de inocencia, al derecho de defensa y al derecho de acceso al expediente en los términos regulados en esta ley, así como a la misma protección establecida para los informantes, preservándose su identidad y garantizándose la confidencialidad de los hechos y datos del procedimiento.
En caso que el Comité de Ética del Grupo MP, después de valorar el informe del Director de Cultura, Personas & Talento del Grupo MP, halle indicios suficientes de la existencia de un incumplimiento o un acto presuntamente delictivo, se abrirá un expediente sancionador y se nombrará un instructor/a miembro del Comité de Ética del Grupo MP para su instrucción.
El plazo máximo para realizar las actuaciones de investigación será de 3 meses desde la recepción de la comunicación. El Comité de Ética podrá mantener comunicación con el informante, incluso pedirle información adicional para poder realizar un análisis completo.
Todas las personas sometidas al ámbito del Código Ético y de Conducta del Grupo MP, sean empleados/as o no, tienen el deber de cooperar en las investigaciones que se lleven a cabo sobre posibles incumplimientos del Código y conductas presuntamente delictivas.
En el caso de que la denuncia no fuese anónima, una vez el Comité de Ética del Grupo MP haya resuelto la procedencia de iniciar un expediente sancionador sobre los hechos, se comunicará al denunciante y al denunciado su apertura, así como el instructor asignado.
El instructor/a presentará ante el Comité de Ética del Grupo MP, en el plazo de 10 días hábiles como máximo, la planificación, las acciones y el coste económico (si lo hubiese) del proceso de instrucción. Este tendrá que ser aprobado por el Comité.
El instructor/a redactará un pliego de cargos que deberá contener como mínimo lo siguiente: la identificación de las personas presuntamente responsables, la exposición de los hechos imputados, el presunto incumplimiento del Código Ético o acto presuntamente delictivo que estos hechos puedan constituir, las sanciones de aplicación y el órgano competente para imponer la sanción.
El pliego de cargos se notificará al denunciado, a fin de que en el plazo de 10 días hábiles pueda efectuar alegaciones y solicitar la práctica de las pruebas que sean pertinentes para su descargo.
El instructor/a tendrá que acordar, si fuese pertinente, la práctica de las pruebas, en un plazo de 10 días hábiles y una vez practicadas éstas, el instructor/a redactará la propuesta de resolución del expediente que se notificará al interesado a fin de que en un periodo adicional de 10 días hábiles pueda realizar alegaciones.
Transcurridos los plazos establecidos asociados a la instrucción del expediente, el instructor/a elevará al Comité de Ética del Grupo MP, el expediente para su resolución (donde no se incluirá al instructor/a). El Comité de Ética a la vista del expediente resolverá sobre la procedencia o no del mismo y en caso positivo, decidirá la sanción disciplinaria a aplicar, o en su caso, la denuncia penal correspondiente (el Comité deberá comunicarlo inmediatamente al Ministerio Fiscal si la conducta pudiera ser constitutiva de delito).
Dicha decisión se comunicará al denunciado, y al denunciante en caso de que éste no fuera anónimo.
En el caso de que el denunciado/a tenga un vínculo laboral con el Grupo MP, será el Director de Cultura, Personas y Talento del Grupo MP el responsable de la imposición de la sanción disciplinaria en el marco de la ordenación jurídica de faltas y sanciones recogida en el Convenio Colectivo General de Ámbito Estatal para las Entidades de Seguros, Reaseguros y Mutuas de Accidentes de Trabajo para el personal de Mutua de Propietarios y Das Defensa del Automovilista y de Siniestros-Internacional, S.A. de Seguros y Reaseguros, o el que definan los Convenios aplicables a las Sociedades filiales o la legislación laboral general para los restantes empleados/as del Grupo.
En el caso de que el denunciado fuere un miembro del Consejo de Administración de una de las empresas del Grupo MP, el Comité de Ética, lo comunicará al Consejo de Administración de MP y este órgano será quien imponga la sanción acordada por el Comité ya tipificada en el “Código de Buen Gobierno”.
En el caso de personas vinculadas mediante un contrato mercantil, será el propio Comité de Ética el que decidirá el tipo de medida disciplinaria que corresponde imponer en función del tipo de incumplimiento detectado, al margen de la posible denuncia penal.
Los miembros del Comité de Ética del Grupo MP, así como aquellas personas que hubieran formado parte de dicho órgano en algún momento, tienen el deber de confidencialidad permanente sobre las personas que formulen cualquier comunicación, consulta o denuncia. En cualquier caso, el informante tiene derecho a que su identidad no sea revelada a terceras personas.
El Canal denuncias del Grupo MP contará con medidas técnicas y organizativas adecuadas para preservar la identidad y garantizar la confidencialidad de los datos correspondientes a las personas afectadas y a cualquier tercero que se mencione en la información suministrada, especialmente la identidad del informante en caso de que se hubiera identificado.
La identidad del informante solo podrá ser comunicada a la Autoridad judicial, al Ministerio Fiscal o a la autoridad administrativa competente, en el marco de una investigación penal, disciplinaria o sancionadora.
Los tratamientos de datos personales que se obtengan a través del Canal denuncias del Grupo MP, se regirán por lo dispuesto en el RGPD y la LOPD, así como por la demás normativa que pudiera resultar de aplicación.
No se recopilarán datos personales cuya pertinencia no resulte manifiesta para tratar una información específica o, si se recopilan por accidente, se eliminarán sin dilación indebida.
El Responsable del tratamiento de los datos obtenidos a través del Canal denuncias del Grupo MP, será el Consejo de administración de MP (matriz del Grupo MP), quien tratará los datos con la finalidad de cumplir con la obligación legal de disponer de un canal de denuncias a través del cual poder atender y tramitar cualquier consulta o denuncia, presentada por empleados/as, directivos/as, miembros del Consejo de Administración y/o colaboradores externos de las entidades del Grupo MP.
El Director de Cultura, Personas & Talento del Grupo MP se encargará de llevar un libro-registro de las informaciones recibidas a través de este canal, y de las investigaciones internas a que hayan dado lugar, garantizando, en todo caso, los requisitos de confidencialidad previstos en el presente Protocolo, así como en la Ley 3/2023.
Este registro no será público y únicamente a petición razonada de una Autoridad judicial competente, mediante auto, y en el marco de un procedimiento judicial y bajo la tutela de aquella, podrá accederse total o parcialmente al contenido del referido registro.
El presente Protocolo debe ser revisado por lo menos una vez al año, por parte de los miembros del Comité Ético del Grupo MP, como parte del programa de revisión anual de la documentación del Grupo MP.
Cualquier cambio en este documento requiere del acuerdo de los responsables de este Protocolo.
Cualquier modificación de este Protocolo requerirá de la aprobación de Dirección General.
El presente Protocolo ya está en vigor.
Todos los empleados/as tienen acceso al mismo mediante el Portal del Empleado. También está accesible en Z:\PERSONAS\Politicas MdP\CODIGO ETICO.
Asimismo, se puede acceder al mismo a través de las páginas web de las entidades del Grupo MP, a través de la pestaña “Canal denuncias” que aparece en el footer de las webs.
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